שמירה קבצים דיגיטליים, אופרצייה של מספרי ושימור ארכיון

המלץ המתארת את עמוד עמוד תגובות הדפס מאמרשתף לינק הגיע ב-Facebook1שתף מאמר זה בטוויטרשתף קישור זה הזמן ב-Linkedin1שתף קישור זה ב-Deliciousשתף לינק זה בשנת Digg1שתף מאמר הגיע ב-Redditשתף עמוד זה ב-Pinterest
אחד מהמשתתפים במפגש לתערוכה שאל השירות לשם מה בנוסף שמישהו צוות.


“אני ירצה לעשות דיגיטציה, משמר ומאחסן בארכיון את אותה קובץ העבודה שלי, תערוכות, פרמטרים משויכים למאגרים…” אמרתי, התבוננתי בעיניו מזוגגות כשהוא הנהן בהסכמתו לקצב דברי. “וגיבוי קבצים על ידי האתרים שלי בתהליך האם בידי… בלה, בלה, בלה.” ויתרתי. האם אחת ל להרגשת שהינכם מעביר בנות ראש בבל?

“למה,” הוא שאל, במעט המום. “האם מאגרים אינם מקומות בם מושגים ארגון למנוחות?”

מאגרים, חשבתי. זה ניצור התוצאה היחידה שמורכב מ איפה שאמרתי?

“לא, מאגרים הם שטחים שהינם ארגון פוסעים להתגורר,” אמרתי. “אתה טועה במאגרים לבתי קברות. מאגרים אוספים ומשמרים ייצור אינטלקטואלי מוסדי ואינדיווידואלי בעבור הדורות הבאים ומחקר. אני ואלה יוצר דירוג חלופי לקבצי הפעילות שלי במקרה של… בלה, בלה, בלה…”.

אני מכיר לאורך המבט המזוגג שמורכב שגם אני עוד פעם מאבד את החפץ. שתי קצת יודעת הנשמה המסכנה הזה בדבר העתיד הטכנולוגי שלך, אולם אירועים שאחד. כאמור לעיל, נראה ששימור אמא אדמה לפי שאולי היינו יודעים אודותיו היא בעצם המענה הרחוק מאוד ממוחם אצל רוב האנשים. נראה שמרביתם אוהבים את אותה המיתוס שברגע שהנתונים מצויים באינטרנט או אולי בהתקן נכס, הינם קיימים לנצח אותם. במידה אתה מאוד, כל אחד עוסקת טיב עצומה בקרב עותק שיחיה לנצח פשוט והיה אם תיקח אחריות אודות מניעת היעלמותו. קבצים שנשמרו בפורמטים ייחודיים, כולל נייר, מתיישנים ומתים, הדבר שאומר שהם כבר לא נגישים למכונה או קריאים לאדם.

אם וכאשר החברה שלך מאמין בכול הקבצים הנוספים על תקליטונים גדולים, דיסקטים קומפקטיים, תקליטורים, תקליטורים, כונני zip, כונני הבזק, כרטיסי זיכרון, שבבי הרחבה, קלטות, סלילים, כוננים קשיחים של מחשבים, כוננים קשיחים קוסמטיים, טאבלטים, טלפונים סלולריים, עננים וכדו יצאו נגישים או שמא לרוב ניתנים לצפייה בעתיד, ייתכן שלמרבה הצער כל אחד טועה. זמן חיים שלכם הממוצע על ידי דומיין הנו 2-5 תקופות. מדיה סטטית שונה מסוגלת להעסיק אתגר 5-7 שנים רבות והיה אם מטפלים באופן מוקפד ומאוחסנים במקצועיות. היא מטרת ה שממשלה ובית עסק מלחיצים ומכשירים אחראי צוות עובדים בניהול מספרי. סוכנויות וחברות מקימות התמחויות מקיפות לניהול רישומי כדי לעמוד בדרישות החוקיות לייצור רישומי, אחזקה ושימוש ונקוי.

מה הוא שיא?

תיעוד הוא עדות לנהלים, הכרעות, מדיניות, תכתובות, טיוטות ופעילויות אחרות שנקלטו במידה אלקטרוני או לחילופין נשמרו בכול התרחשות פיזי או שמא בכול מדיה דיגיטלית.
ככותב מיומן, יצרת מאות רבות של תקליטים תוך כדי כך הקריירה של החברה. כתבי ידינו בידי ספריו והמאמרים שלך הנם רשומות, ואף הטיוטות מסוים. הרשומות של העסק מקיפות מכתבי שאילתה לעורכים ומוציאים בגלל, חוזי הוצאה לאור, הודעות דוא”ל משויכות, ביקורות ספרי עיון על אודות ידך ואודות מעצב השיער שלכם, תרומות הכתבות בעיתונים אודות ידך וסיקור של החברה שלכם, דואר מעריצים, דוחות מיזמים, רצונות למענקים ותחרות, פרסים, מכתבי דחייה. , מכתבי הפניות, תמונות, תמלול קבצי אודיו דיבור, וידאו, אודיו וכולי, כולם רישומי בתוך החזות כלשהו של קבצים הדורשים ניהול שלכם. ההיבט העיקרי של שליטה על מספרי היא שמות קבצים. שמות קבצים מעורפלים שלא מןשפעים הם למעשה חסרי טובת. תן לקבצים כותרות משמעותיות שיוולד הגיוניות כדי שיישארו נגישים לנצח אותם.

שליטה על רישומי עוסק למרבית בשני סוגים של רשומות – זמני וקבוע.

זמני – מספרי שכדאי למחוק כמדיניות הסוכנות מצדיקה פקיעת היתרונות עד שהרשומות של העבודה אינן נחוצות ארבע.

תמידי – רישומי הזקוקות להגנה לנצח אותם נצחים ובינהם רשומות בארכיון הלאומי או שמא רשומות שאנחנו שומר לארכיון אחסון.

בטיב של איש המקצוע המיוחדת, תחזוקת מספרי מותנה להסתכם בעניין הקשור למשפט אצל ערעור אודות הפרת זכויות היוצרים שלכם בידי מישהו. באופן אני מנסה להוכיח את אותו בעלותך ולקבוע ציר מקרה בבעלות על כתיבה על כל שלביה ספרותית מסוימת, בשונה לטענת אספקט שונה, זה הזמן עומד לעזור במידה שמרת ושמרת אודות מחזור חיים שלכם בקרב קבצי המסמכים שלכם כדי לתמוך בטענתך לבעלות.

המינימום אנו יכול לעשות ע”מ לשמור את אותן הרשומות של העבודה הוא:

ערוך מחסנים על ידי קבצים
בחר קבצים שכדאי לשמור
הקצה שמות מיוחדים לקבצים שנבחרו
ארגן את כל הקבצים שנבחרו בתיקיות הקרוי קטגוריה
העתק תיקיות וקבצים נבחרים לשני התקני שטח קבצים או גם יותר
הצב התקני אחסון במיקומים פיזיים יחודיים
זוכרים רק את מגירת השולחן המלאה בדיסטים ישנים? בוא נקווה שהן לא עיכבת את כל המרת הקבצים של החברה יותר יתר על המידה. האם כל הדיסקטים הללו באותו פורמט אם בכלל באותו גודל? ואיזו ידועה בבעלותך היום שתפתח את הקבצים המיושנים האלה? אה, ואל תהססו אחר הרך המיושןתוכנות בם השתמשת ליצירת הקבצים – אפליקציות עיבוד תמלילים וכתיבת סקריפטים שאין הן השתמשת אשר בהן במשך עשרות עידנים. כפי שהוזכר, התוכנה היא בכל חלה עד הרגע כעת שאין היא ניתנת לשימוש במחשב האינטרנטי של החברה שלכם. תזדקק למכונה בעלות כונן דיסקים ע”מ לפנות את אותם הדיסקטים האלו. שמי בטוח יותר שעדיין אם ברשותכם ידועה מהסוג מתוך מטרה לאחזר את אותו הרומנים ראויים בקרב פרס המעצב הלאומי ותסריטי סרטונים בקליבר האוסקר שהבטחת לעצמך ולמשפחתך שתסיים ותצא לאור ותפיק.

כאשר למחשב החדש של העסק קיים כונן ROM?

במקרה ש השתמשת בכונן CD-ROM או אולי DVD-ROM ע”מ להתקין את אותה התוכנה הקודמת שבה השתמשת מתוך מטרה ליצור אחר הקבצים שאתה חייבת כעת לשמור? כאשר החברה שלך יוכל לזהות את אותה הקופסה שכוללת את אותם התוכנה? איזו קופסה, קימת אפשרות לשאול. כולם מורידים מעתה את אותה רוב התוכנות ישירות מהרשת. אם קראנו אז לתוכנה, תוכנה, בעתים שלפני אפליקציות?

בהתחלה, על מנת לתת סיוע לכל המעוניין למנות בקבצים ישן ומוזנח עת שנתיים, אהבתי לשמור על מוזיאון מתקדם עובד, מוניטין מכובד בעל שם טוב למאגר בידי מחשבים וציוד שעבר זמנם שעדיין עבדו, במידת הנושא, מתוך מטרה שאוכל להוציא לפורמטים שעבר זמנם של דגשים להעברה מאוחרת יותר, מושג יוקרתי להעתקת קבצים לפורמטים והתקנים להתחיל. כשפורמטים ישן ומוזנח אצל קבצים נעלמו, האמנתי שקובצי הנתונים המיושנים שלי בטוחים והיה אם שמישהו מגן אודותיהם בגלל ש שגורמים נזק, זוהמה, חשמל, חיכוך ומכשפות מרושעות. ישירות קברתי רק את באופן עצמאי מתחת לאתר אצל רכוש מגושם, שמזמן שכחתי אם התינוק להשתמש כש. על מה עשיתי לעצמי אומלל להתגורר בין בכל העומס הזה? תמלול והקלדה חשבתי שאוכל לדחות את העברה של הקבצים ארבע טיפה.

סוג ציוד שוכבים, טכנולוגיה הויזואלית ופורמטים אצל קבצים הינם אך ורק זה! ישן!

מכשירים עתיקים נשבר.
כל מי בעסק או שמא באופן כללי לתמיד כדי לסדר מקליטים בני 40 שנה?
מה הוא מרבית נתוני בטא?
נשאר מישהו שיודע?
אז, יש מושג שכזה מעתה בטא נתוני, אולם על ידי שיפורים סמנטיים בטכנולוגיית מצג ובשפה, נתוני בטא טריים הן לא זהים להקלטות על מקליט הווידאו המיושן Betamax המקולקל שלנו, שעבורם לא קיימת דרכים מקצועי או אולי נורמלי לגשת אל לקלטות בטא מאובקות בקופסאות קרטון מלפני 4 החיים. אפילו שעדיין בנוייה לכולם לזרוק אשר. יתכן ו נשמה ותיקה שהוכשרה לטיפול טכנולוגיית Betamax תופיע ויזדקק להתחיל לעבוד יממות אחד. קלטות VHS מקומטות נדחו גם לבית מגורים הקברות לקלטות אנלוגיות יחד עם Betamax וכונני zip דיגיטליים מוקדמים! אינן נשארו עבורינו כונני Betamax או אולי zip מתקופת שיש או אבן, מועדון שמישהו מודה, שאחד מבצע איסוף כמה כלי VHS במטרה להזמין משלוח ולהמיר את אותן שיחות ה-VHS שלי לפורמט וידאו Mp4. אני מחזיק ואלו נגן קלטות אודיו לתמלול ראיונות בהיסטוריה שיש לו פה שערכתי ונאומים שנשאתי. עם זאת, בתוך תופיע בדלת שלי שיש להן קופסאות ה-VHS וקלטות השמע של העסק בתקווה להמרה.

והיה אם המכשירים הישן של החברה שלכם עומד במשימה להפעיל, בתוך תתרגש שנתיים מדי. הקבצים אשר ישנים שישנים שלכם כנראה אינן ייפתחו. פורמטים אצל קבצים מתקלקלים בעלות הגיל כמו מרכיב מזון מתכלה אינם מקורר המאוחסן בקופסת קרטון מלמטה לכיור המטבח. אמרתי קופסת קרטון? רכוש ארכיונים מכל איכות בקופסאות קרטון רגילות הנו ובינהם להאכיל את אותו החתול של העסק שלכם במזון מתכלה אינם מקורר המאוחסן בקופסת קרטון מלמטה לכיור חלל המטבח. ימותו גם הארכיון יחד עם החתול–החתול מהרעלת מזון; והארכיון מהרעלת חומצת קרטון.

בתוך תחכה 4 על מנת לשמור את אותן התמונות שלך, עבודות דיגיטליות, תעודות חשמליים, תוכן כלי מחסן, קבצי נייר, פוסטים במדיה חברתית, דואר אלקטרוני ותוכן אינטרנט נפרד. התחל ערב שציוד רטרואקטיביים, מחשבים והתקני אחסון קורסים ונשרפים לנגד עיניך.

הינה 2 שלבים במטרה חדשים באחסון בארכיון:

כתוב תוכנית ארגונית לקובץ
קבע לוח רגעים להגיש את אלמנטים
צור 2 עד ל 3 עותקים לאחסון במספר שטחים
אם וכאשר החברה שלך מתכנן שהשלמת רק את העברה של הקבצים, בתוך תסתפק ללא מאמץ במחשבה שסיימת. בדוק את העותקים בנוגע ל נוחות ושלמות הקבצים. שכיח מנתוני הקובץ המיושנים אינם יועתקו באותו צורת למשל נתוני קבצים טריים. גיליתי את זה באופי הקשה ונאלצתי לחזור על במרבית הפעילות. אני שהמזוזה להופך לדבר אחר את אותה טכניקת ההעתקה שלי. הפרדתי קבצים לחבילות זולות יותר וקיבלתי קבצים דומים לפני שהעתקתי ש כאשכול. כמו, בשטח להעתיק תיקיה שלמה למכשיר נפרד, מצאתי שזה איכותי להסביר רק את תיקיית הקבצים הקודמת במטרה להציג אחר תוכנות ואפליקציות. לאחר מכן יצרתי תיקיה במכשיר המטרה והעתקתי חברות על ידי קבצים בעלות את הסתימות הרחבות למכשיר הסיבה.

אם התיקיה שלי מכילה קובצי תמונה מקיפים מדגם Jpeg אם TIFF, שמי משגר ש ליעדם בנפרד; תוכלו להכין משלוח בהצלחתו תמונות GIF קטנות באשכולות. קובץ אודיו ווידאו, בהתאם לפורמט, די WAV בשביל אודיו ו-AVI עבור וידאו, הנם קבצים עצומים העשויים לדרוש התקני נכס בודדים. קובץ ספר לא גבוהים יותר מקובצי תמונה, אודיו או אולי וידאו; יהיה בידכם לשגר תיקיות גדולות.


במידה אתה אחראי צוות עובדים בעלות קבצים על מירב להדפסה תלת מימדית, החברה שלך מסוגל לצפות שהם יהיו מאסיביים שנתיים עוזר סוגי קבצים מגוונים. במקרי קבצים תלת מימדיים, אשמור מספר טלפון אחר לכל קבצי. התקני רכוש אישיים הנם נוחים מספיק על מנת לשמור ברזרבה לטקסים אילו. שמי מתרגלת לנסות לבצע את מלאכת ההדפסה כונני פלאש תואמים בכל תכלית. קוראים לי ממספר יותר מידי כונן הבזק בפרויקט ויוצר קבצי מידע בכונן מס’ 1 שיש להן רשימה אצל קבצים בתבנית עשר אצל שמות הקבצים והתיקיות בידי כל כונן. קוראים לי מתעניין בקניית כוננים קשיחים חיצוניים מרובי טרה-בייט, כונני הבזק וכרטיסי SD בנות די מחסן במטרה להחזיק ארכיונים שלמים של הפעילות.

ובינהם כל פעולה בעלת איכות, ארגון הארכיון שלכם ראשיתה בתוכנית. מסורתי, הבת שלי נהגה לספר כששאלתי: הנושא התוכנית, כי הינה ביקשה רשות ליצור דבר, לעשות את ההדפסה מוצר או גם לגשת אל למקום מסוים. תשובה הן לא מייצרת למה ששואלים טובה לניתוח אינן מוצלח עד, במקרה של בתי, “לא”.

בתכנון ארכיון דיגיטלי, החלק הראשוני בקרב הנזק היא להיות מודע הביקוש מתאים בתבנית האופנים שלי.

כאשר קיים לי הכשרה ליצור את אותן הביצוע הזה בעצמי?
אם אני יכול להרשות לעצמי לשלוח אחר מה שאני צריך?
והיה אם אצטרך ללכת בעלות יועץ?
במקרה ש קיים עבורנו מקרה להקדיש לפרויקט שימור?
אם הגיע ייקח את שארית חיי?
השלב האחרון ה-3 הינה לוודא דגימה קטנה יותר של אלמנטים ולהעריך כיצד לעבור. הדגימה עוזרת לכולם לתעדף רק את מה שגם אני רוצה שכדאי יספיק כדי לשמר. על ידי מבנה עדיפויות, שמישהו הן לא אבזבז עוד ועוד ממון וזמן אודות אטרקציות שהן לא יעבדו או לחילופין אינן תורמות ליצירה שלי. שמי יכול לצמצם, לחדד ולחשוב מאריך אודות הפינוי שלי מתוך מטרה להקים תבנית לתוכנית השימור שלי, שיכולה להיות בינונית ובינהם מתאר או לחילופין חכמה למשל מסמך כניסת עבודה. דגימה יכולה ואלו לתת סיוע לנו להגביל והיה אם אני מסוגל לכבוש רק את המשימה הרצינית 2 שנים, ובמקרה זה, מזון לפתח תוכנית שימור להצגה ליועץ שלי.

להלן השלבים שלי להכנת תוכנית שימור אישית.

מלאים את הדברים הפיזיים והדיגיטליים שלי
מיין את הדברים הפיזיים שלי לקטגוריות
מיין את הדברים הדיגיטליים שלי לקבצים בכונן הקשיח על ידי המסך שלי
להחליט העניין שאחד צריכה לשמר
עשה דיגיטציה אצל הפריטים הפיזיים שלי בידי מצלמה או שמא סורק
גלה אם וכאשר מותקן לי מכשירים מתאים לנקות לנתונים עתיקים
אתר פעילויות בעלי וותק לגישה והמרת דגשים שוכבים
שקול באילו השיטות שימור לשים בשביל קבצים שהומרו
בחר פורמטים מיועדים של קבצים לשימוש לשימור
לכיד ושמר מלל חיבור
ארכיון פוסטים ברשת משפחתיות
מוגן ושמר אימיילים
קבעו מהיכן לאחסן את כל וכל זה
כמחבר שפורסם, יצרתי 5 קבצים הנוגעים לאותה כתיבה בזמן שהיצירה עברה רק את מחזור חיים שלכם שלה, לפעמים מבקש שנים רבות בידי עריכה שעות הערב השלמתה, אם וכאשר פעם אחת הושלמה. מה שאחד מתגלגל ליצור אלו שיש להן יותר מידי עותקי דף הנייר שהדפסתי ליתר וודאות במידה ו שהכונן הקשיח של המרקע שלי יתקלקל? נייר תופס הקצאה כללית של נדל”ן שאסור לאנשים רבים, ענין זה שהופך אודותיו ליעיל לערוך שימור דיגיטלי.

אחרי שעבדתי במדיה ובהפקה של נוספות, ראיתי אחר הופעתם והיעלמותם על ידי יותר מידי הרבה מאוד התקני לכידה ואחסון, אנלוגיים ודיגיטליים, המחשבות על גביהם משאירות את בעל ידע רב מסתובב. בשל מכך, רגיל גבוה יותר מטביעת הרגל הדיגיטלית שלי הגיעה למגירה או אולי לקופסה, שלעולם הן לא נבדקה שנתיים. קופסאות מלאות במדיות מתחלפות צמחו לארגזים, ואז ארונות, פינות נייר, המוסך ועליית הגג של הבניין. לסיום, נאלצתי להעביר מסר באמצעות הרבה ממנו לפח; לא ניתן התבצע 2 שנים לגשת אליו או, במקרה של נייר, אין אפשרות 4 לקריאה. זוכרים פקסים מוקדמים? הסתכלתי בתיקייה לפני כמה עת ומצאתי פקסים עתיקים בנות במקצת או לחילופין למרות זכר בידי מספיק, אלא כתם בדבר נייר דק מצהיב. קוראים לי תיכף אינן משגר פקס או לחילופין ישמח לעשות תאגידיים במחיר אלו שעושה. באופן יש לכם פקסים שעבר זמנם שיתנו ערכה של נוסף לארכיון של העסק, ברר בו לקריאות וסרוק אשר. בתוכנת סורק, הצלחתי לסגל את אותה הניגודיות והרוויה בחלקן ולשמור את החסימות כקבצי Jpeg. לאיזו תכלית לשלוח פקסימיליה כשיקרה החברה שלך מסוגל לסגנן טופס עסקי בצבע סמיך על אודות נייר מכתבים משלנו עם המצע אמיתית, ולצרף חבילה למשלוח מיידי בדוא”ל.

החלפנו בדואר אלקטרוני במעטפות שהדוור אסף אחת אם שעמדנו בעמידה בתור בסניף הדואר על מנת לקבל חותמת דואר על מנת לעמוד במסגרת הזמן האחרון. יש לערוך מעקב, לשמר ולאחסן הודעות דוא”ל רבות הנוגעות לפרויקטים בנות קובץ עבודה מותאמים. ברוב באספקת הדוא”ל נותנים דרכי להדפסת דוא”ל לקבצי PDF, אותם יהיה באפשרותכם לאחסן בתיקיות הפרויקט השונות. בנוסף, אבטחת דואר אלקטרוניקה מצריכה תחזוקה מכובד. הדפס אותם ל-PDF, אחסן והסר וש מהשרת. הגיע עלול לציין דואר אלקטרוניקה בעל השלכות משפטיות למשל התכתבות מספר אחת בדבר בעלות הכול על קניין רוחני, מצבים בידי עדי מומחיים או לחילופין עיתים מגוונים הכרוכים בהתדיינות משפטית.

שימור קבצים, ניהול רישומי וגיבוי אצל תעסוקה בעיצומה אולי נראה כמו עוד ועוד העסקה, וכל זה בהחלט, מקום אנו צריך לערוך הנל והיה אם כולנו יודעים לשמור עותקים מוגנים על ידי פרויקטים שאולי אנו בעלים עליהן במקרי בהול וכן אם אנו דורשים להעביר ראיות מאיזו סיבה שעשינו בחיים.